Медосмотры сотрудников – это врачебные предупредительные события, прочерчиваемые в целях выявления патологий, состояния самочувствия сотрудников и мед противопоказаний к работе, а кроме того в целях защиты самочувствия жителей, предотвращения появления и распространения болезней.
Медицинские осмотры сотрудников разделяются в соответствующие разновидности: (нажмите для раскрытия)
- предварительные – проводят, если человек устроился на работу, чтобы узнать соответствует ли здоровье работника поручаемой работе;
- периодические – проводят в процессе трудовой деятельности работника с целью определения соответствия состояния здоровья выполняемой работе и предупреждения профессиональных заболеваний;
- внеплановые – проводятся по просьбе работников или в соответствии с медицинскими рекомендациями для выяснения наличия профессиональных заболеваний.
Давайте разберемся, происходит ли оплата медосмотра, в рабочее время сотрудников.
Расчет заработка во время медосмотра
За время прохождения медосмотра, сохраняется заработок по месту работы. Такие правила расчета установлены в Трудовом кодексе ст.139.
Предприятие не имеет право допускать к работе своих сотрудников, которые не прошли медосмотр, если человек не прошел медосмотр по своей вине, то ему не оплачивается дни. А если же не по вине человека, а административной компании, то ему оплачивают дни, как простой рабочий день. Если по вине администрации был простой, нужно оплатить в размере не меньшем, чем 2/3 среднего заработка сотрудника.
Как нужно отображать в табеле день медосмотра
Работодатель должен вести учет времени, фактически отработанного каждым из его работника в своей организации, в табеле учета рабочего времени.
В табеле не предусмотрено условное обозначение для времени прохождения работниками медицинского осмотра. Работодатель может самостоятельно ввести дополнительные условные обозначения.
В табеле можно написать «МО» – медосмотр.
Например, сотрудник три дня проходил медосмотр, то необходимо записать вот так: МО3(16).
Какие бывают, случаи
Если работник прошел медосмотр и успел еще поработать
В таком случае за отработанные часы будут оплачены в обычном порядке, а за время прохождения медосмотра будет сохраняться средний заработок.
Работнику был установлен оклад, и учет рабочего времени Е.Л Шорин работает оператором по графику пятидневки. Ему установлен рабочий день с 9.00 до 18.00, обед - с 14.00 до 15.00. Оклад работника - 45.000 руб.Е.Л Шорин проводит за компьютером весь свой рабочий день. Поэтому должен проходить периодический медицинский осмотр. 20 июля 2016 года сотрудника направили на обязательный периодический медосмотр с 9.00 до 13.00. С 14.00 Е.Л. Шорин приступила к работе. Остальные дни в июле сотрудник отработал. В расчетном периоде (с 1 июля 2016 года по 30 июля 2017 года) Е.Л. Шорин отработала 224 рабочих дня. Сумма выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, составила 452 000 руб.
Ответ: Сумма выплат Е.Л. Шорина за июль 2017 года будет складываться из двух величин:
- зарплаты за отработанные часы;
- средний заработок за часы, проведенные на медосмотре.
Запись в табеле:
В табеле отработанные дни обозначим кодом «Л» и указываем количество отработанных часов. Время, проведенное на медосмотре, можно обозначаем кодом «МО» и указываем количество часов.
Зарплата за отработанное время.
В июле 2017 года по производственному календарю 184 рабочих часа. Е.Л Шорин отработал на четыре часа меньше, так как был на медосмотре. За фактически отработанное в июле время работнику начислено по окладу 44 022 руб. (45 000 руб. : 184 ч × 180 ч).
Средний заработок за часы медосмотра
Работнику установлен поденный учет рабочего времени. Поэтому при расчете среднего заработка используется средний дневной заработок. Об этом говорится в пункте. Средний дневной заработок Е.Л Шорина составляет 2017,86 руб. (452 000 руб. : 224 рабочего дня). Для того чтобы определить сумму для начисления средней зарплаты за часы медосмотра, нужно их перевести в дни. Работник провел на медицинском осмотре четыре часа. Это составляет 0,5 рабочего дня (4 часа: 8 часов). Средний заработок за время медосмотра равен 1008,93 руб. (2017,86 руб. × 0,5 дня). Общая сумма выплат за июль 2017 года Е.Л. Шорину нужно начислить 45 030,93 руб. (44 022 руб. + 1008,93 руб.).
Ввиду того, что на сегодняшний день граждане все чаще игнорируют диспансеризацию, т.е. ряд мероприятий по выявлению и предупреждению разных заболеваний, в Госдуме было принято решение внести поправку в Трудовой Кодекс РФ. Речь идет о предоставлении сотрудникам один раз в три года одного оплачиваемого дня. Это обязательные меры, касающиеся всех работодателей.
Конкретика
Законопроект №1001390-6 был предложен депутатами от партии “Единая Россия”. Именно они выступают за то, чтобы официально был введен еще один выходной день, оплачиваемый работодателем. Касается это всех граждан России. Единственный момент, выходной будет предоставлен лишь раз в три года.
Диспансеризация граждан РФ
Профилактический медосмотр для сотрудников обязателен, но, к сожалению, многие его игнорируют. Собственно, именно ввиду этого и была принята данная инициатива со стороны депутатов Госдумы.
По закону все, что требуется от сотрудника — оповестить при помощи заявления начальство о том, в какой конкретно день ему необходим выходной для прохождения медицинского осмотра. Сотрудник освобождается в назначенный день от своих служебных обязанностей при сохранении среднего заработка.
Ввиду всего вышесказанного в ТК РФ появляется новая статья 185.1 “гарантии работникам при прохождении диспансеризации” следующего содержания:
Данный вопрос рассматривается еще с 2013 года, когда Минздравом РФ была вновь запущена диспансеризация россиян, так как именно тогда проблема высокой степени заболеваемости и процент смертей возросли до критических пределов. Население должно проходить медосмотр, включающий в себя множество соответствующих процедур один раз в три года. Не смотря на обширный комплекс, по статистике лицо может уложиться до одного рабочего дня. Теперь данное мероприятие носит законодательный характер.
Стоит учитывать и тот факт, что не всегда процедуры медосмотра одинаковы для населения. Многое зависит от профессии человека, потому уклон медики будут делать на его деятельность, при этом периодичность будет разниться. Проблема в том, что охватить таким образом все население крайне сложно, тем более уложиться во временные рамки. нередко медработники могут лишь уточнить, пригоден ли работник или нет для выполнения работ по его профилю.
Ответ на вопрос:
Прохождение медосмотра в выходной день - это исполнение работником поручения работодателя в свой день отдыха. В этой связи прохождение медосмотра в выходной день сотрудника должно быть оплачено работодателем.
Основанием для оплаты этого дня является приказ руководителя учреждения о проведении медосмотра. В приказе следует указать, в какой день сотрудник должен явиться к врачу, сколько часов отводится на медицинский осмотр, как будет оплачен этот день.
По общему правилу время медосмотра оплачивается по среднему заработку. Но в выходной день работник не трудится и зарплата ему не начисляется. При выполнении поручения работодателя в свой выходной день работник не теряет зарплату, как это происходит в рабочий день. Соответственно у работодателя нет оснований компенсировать ему потерю зарплаты выплатой среднего заработка.
Это значит, что при прохождении медосмотра в выходной сотруднику нужно начислить двойную зарплату в соответствии с нормами ТК РФ, а не средний заработок. Заработную плату следует начислить за время прохождения сотрудником медосмотра.
Подробности в материалах Системы Кадры:
Ситуация: Если сотрудник прошел медосмотр в выходной день
Как оплатить работникам периодический медосмотр, если они прошли его в свой выходной день?
Отвечает
Н.В. Чуткова,
консультант по вопросам начисления зарплаты, социальных пособий и их налогообложения
Работодатель обязан организовать и оплатить периодический медицинский осмотр для некоторых категорий работников ( , ТК РФ). В свою очередь работник должен соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда (). В рамках исполнения этой обязанности отдельным категория работников необходимо проходить обязательный медосмотр ().
Прохождение медосмотра в выходной день - это исполнение работником поручения работодателя в свой день отдыха. Основанием для оплаты этого дня является приказ руководителя учреждения о проведении медосмотра. В приказе следует указать, в какой день сотрудник должен явиться к врачу, сколько часов отводится на медицинский осмотр, как будет оплачен этот день.
По общему правилу время медосмотра оплачивается по среднему заработку. Но в выходной день работник не трудится и зарплата ему не начисляется. При выполнении поручения работодателя в свой выходной день работник не теряет зарплату, как это происходит в рабочий день. Соответственно у работодателя нет оснований компенсировать ему потерю зарплаты выплатой среднего заработка. Это значит, что при прохождении медосмотра в выходной сотруднику нужно начислить двойную зарплату в соответствии с нормами ТК РФ, а не средний заработок.
С уважением и пожеланием комфортной работы, Елена Карсетская,
эксперт Системы Кадры
Самые важные изменения этой весны!
-
В работе кадровиков произошли важные изменения, которые надо учитывать в 2019 году. Проверьте в формате игры, все ли нововведения вы учли. Решите все задачи и получите полезный подарок от редакции журнала «Кадровое дело». -
Читайте в статье: Зачем кадровику проверять бухгалтерию, нужно ли сдавать новые отчеты в январе и какой код утвердить для табеля в 2019 году -
Редакция журнала «Кадровое дело» выяснила, какие привычки кадровиков отнимают много времени, но при этом почти бесполезны. А некоторые из них даже могут вызвать недоумение у инспектора ГИТ. -
Инспекторы ГИТ и Роскомнадзора рассказали нам, какие документы теперь ни в коем случае нельзя требовать у новичков при трудоустройстве. Наверняка какие-то бумаги из этого списка есть у вас. Мы составили полный список и подобрали для каждого запретного документа безопасную замену. -
Если выплатите отпускные на день позже срока, компанию оштрафуют на 50 000 руб. Уменьшите срок уведомления о сокращении хотя бы на день – суд восстановит сотрудника на работе. Мы изучили судебную практику и подготовили для вас безопасные рекомендации.
Осмотр для некоторых категорий работников (ч. 2 ст. 212 и ч. 6 ст. 213 ТК РФ).
Работник обязан соблюдать требования по охране труда и обеспечению безопасности труда (ч. 2 ст. 21 ТК РФ). В рамках исполнения этой обязанности отдельные категории работников должны проходить обязательный медосмотр (ст. 213 ТК РФ).
Расчет среднего заработка за время медосмотра
На время прохождения обязательного медицинского осмотра за работником сохраняется средний заработок по месту работы (ст. 185 ТК РФ).
Правила среднего заработка установлены:
В статье 139 Трудового кодекса;
Положении об особенностях порядка средней заработной платы, утвержденном постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Положение о среднем заработке).
Как отразить время медосмотра в табеле
Работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником компании, в табеле учета рабочего времени (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).
В унифицированной форме табеля не предусмотрено условное обозначение для времени прохождения работниками медицинского осмотра. Работодатель может самостоятельно ввести дополнительные условные обозначения. Например, в виде буквенного кода «МО». Это нестандартное обозначение нужно утвердить приказом организации (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).
Работник прошел медосмотр в течение нескольких часов и успел поработать
В этом случае отработанные часы оплачиваются в обычном порядке, а за время прохождения медосмотра сохраняется средний заработок. Как рассчитать зарплату за месяц, покажем на примерах.
Пример 1
Работнику оклад и поденный учет рабочего времени
В.Е. Белкина работает оператором ЭВМ по графику пятидневной недели. Ей установлен рабочий день с 8.00 до 17.00, обед — с 12.00 до 13.00. Оклад работницы — 45 000 руб.
В.Е. Белкина проводит за компьютером весь рабочий день, поэтому должна проходить периодический медицинский осмотр (п. 3.2.2.4 Перечня вредных и (или) опасных факторов, утвержденных приказом Минздравсоцразвития России от 12.04.2011 № 302н, далее — приказ № 302н).
30 июля 2014 года сотрудница направлена на обязательный периодический медосмотр с 8.00 до 12.00. С 13.00 В.Е. Белкина приступила к работе. Остальные дни в июле сотрудница отработала.
В расчетном периоде (с 1 июля 2013 года по 30 июня 2014 года) В.Е. Белкина отработала 224 рабочих дня. Сумма выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, составила 452 000 руб.
Сумма выплат В.Е. Белкиной за июль 2014 года будет складываться из двух величин:
— зарплаты за отработанное время;
— среднего заработка за часы, проведенные на медосмотре.
Записи в табеле
В табеле отработанные дни обозначают кодом «Я» и указывают количество отработанных часов.
Время, проведенное на медосмотре, можно обозначить кодом «МО» и указать количество часов (см. образец 1).
Зарплата за отработанное время
В июле 2014 года по производственному календарю 184 рабочих часа. В.Е. Белкина отработала на 4 часа меньше, так как была на медосмотре.
За фактически отработанное в июле время работнице начислено по окладу 44 022 руб. (45 000 руб. : 184 ч × 180 ч).
Средний заработок за часы медосмотра
Работнице установлен поденный учет рабочего времени. Поэтому при расчете среднего заработка используется средний дневной заработок. Об этом говорится в пункте 9 Положения о среднем заработке.
Средний дневной заработок В.Е. Белкиной составляет 2017,86 руб. (452 000 руб. : 224 раб. дн.).
Для того чтобы определить сумму подлежащего начислению среднего заработка за часы медосмотра, нужно их перевести в дни. Работница провела на медицинском осмотре 4 часа. Это составляет 0,5 раб. дн. (4 ч: 8 ч).
Средний заработок за время медосмотра равен 1008,93 руб. (2017,86 руб. × 0,5 дн.).
Общая сумма выплат
За июль 2014 года В.Е. Белкиной нужно начислить 45 030,93 руб. (44 022 руб. + 1008,93 руб.).
Пример 2
Работнику установлен оклад и суммированный учет рабочего времени
А.С. Мельникову установлен суммированный учет рабочего времени. Он работает аппаратчиком по обслуживанию сосудов, находящихся под давлением. Этот вид работы является вредным, поэтому работник должен проходить обязательный периодический медосмотр (п. 5 Перечня работ, утвержденных приказом № 302н).
5 августа 2014 года работник в рамках рабочей смены провел на обязательном периодическом медосмотре 3 часа.
— сумма выплат, учитываемых при расчете среднего заработка, составила 436 470 руб.;
— количество отработанных часов — 1946 ч.
При определении среднего заработка работника, которому установлен суммированный учет рабочего времени, используется средний часовой заработок (п. 13 Положения о среднем заработке).
Средний часовой заработок А.С. Мельникова — 224,29 руб. (436 470 руб. : 1946 ч). Средний заработок за время медосмотра составит 672,87 руб. (224,29 руб. × 3 ч).
Работник прошел медосмотр в свой выходной день
Возможно, что по календарному плану проведения медицинского осмотра работнику нужно его пройти в свой выходной день.
Статус выходного дня
Выходной день относится к времени отдыха, в течение которого работник свободен от исполнения трудовых обязанностей и которое он может использовать по своему усмотрению (ст. 106 и 107 ТК РФ).
По общему правилу работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещена (ч. 1 ст. 113 ТК РФ). Для привлечения к работе в выходной день надо заранее получить от работника письменное согласие.
Оплата медосмотра в выходной день
Прохождение медосмотра в выходной день — это исполнение работником поручения работодателя в свой день отдыха.
Приказ. Основанием для оплаты является приказ руководителя компании о проведении медосмотра.
В приказе следует указать, в какой день работник должен явиться к врачу, сколько часов отводится на медицинский осмотр, как будет произведена оплата за этот день. Образец приказа смотрите ниже.
Запись в табеле. Если работник трудится в свой выходной день, в табеле нужно поставить код «РВ». Для указания в табеле времени прохождения в выходной день медосмотра можно использовать произвольный код, например «ВМО».
Как определить количество часов, проведенных работником в выходной день на медосмотре?
По согласованию с медицинской организацией в календарном плане проведения медосмотра укажите часы, когда врачи ведут прием. Это поможет определить количество часов медосмотра в выходной, оплачиваемых исходя из среднего заработка.
Размер оплаты. В выходной день работник не трудится, зарплата ему не начисляется. При выполнении поручения работодателя в свой выходной день работник не теряет зарплату, как это происходит в рабочий день. Соответственно у работодателя нет оснований компенсировать работнику потерю зарплаты выплатой среднего заработка. Это значит, что при прохождении медосмотра в выходной работнику нужно начислить двойную зарплату в соответствии с нормами статьи 153 Трудового кодекса, а не средний заработок.
Пример 3
Работник прошел медосмотр в свой выходной день. Учет рабочего времени поденный
Аппаратчик производства реагентов Е.П. Комаров должен пройти периодический медосмотр. Согласно календарному плану проведения медосмотра работник должен пройти медосмотр 16 августа 2014 года с 9.00 до 12.00. Этот день является выходным для Е.П. Комарова.
Работнику установлен поденный учет рабочего времени, пятидневная 36-часовая рабочая неделя, оклад 45 000 руб.
Как составить приказ о выполнении поручения работодателя в выходной день и рассчитать оплату за время медосмотра?
Составляем приказ
В нашем случае только один работник должен пройти медосмотр, поэтому составим индивидуальный приказ.
Образец 2 Приказ о прохождении медосмотра в выходной день
Расчет часовой ставки
В данной ситуации необходимо оплатить несколько часов выполнения трудовых обязанностей в выходной день. Для этого нужно определить размер часовой ставки.
Рассчитать размер часовой ставки можно следующим образом: сумму оклада поделить на нормативное количество рабочих часов в расчетном месяце. Вариант определения часовой ставки следует утвердить в положении об оплате труда.
Размер часовой ставки составит 297,62 руб. (45 000 руб. : 151,2 ч), где 151,2 ч — количество рабочих часов в августе при 36-часовой рабочей неделе.
Расчет оплаты за время медосмотра в выходной день
Работник пробыл на медосмотре три часа. Оплата за это время составит 1785,72 руб. (297,62 руб. × 3 ч × 2).
Учет расходов на медосмотр
Расходы компании на медосмотр состоят:
Из суммы оплаты услуг медицинского учреждения за проведение медосмотра;
Суммы расходов на выплату среднего заработка (двойной оплаты труда).
Оплата услуг по проведению медосмотра
Затраты компании на оплату услуг по проведению медосмотра:
Не облагаются НДФЛ и взносами. Так как эти суммы являются расходами самой компании (ч. 6 ст. 213 ТК РФ), а не доходом работников;
Учитываются при расчете в составе прочих расходов (подп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ, письмо от 31.03.2011 № 03-03-06/1/196).
Выплаты работникам за время медосмотра
Выплаты работникам за время медосмотра (средний заработок или двойная оплата труда):
Облагаются НДФЛ и страховыми взносами (п. 1 ст. 210 НК РФ, ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.98 № 125-ФЗ);
Учитываются при расчете налога на прибыль в составе расходов на оплату труда (п. 3 и 6 ст. 255 НК РФ).
Медосмотр офисных работников
Законодательство обязывает работодателя направлять на обязательный предварительный при поступлении на работу и периодический медосмотр один раз в два года сотрудников, которые более 50% рабочего времени работают за компьютером. Это следует из пункта 3.2.2.4 приложения № 1 к приказу № 302н и письма Минтруда России от 21.03.2014 № 15-2/ООГ-242.
Рабочее время — время, в течение которого работник должен исполнять трудовые обязанности (ч. 1 ст. 91 ТК РФ). Их указывают в трудовом договоре (ч. 2 ст. 21 ТК РФ), либо в трудовом договоре делают ссылку на должностную инструкцию (ч. 1 ст. 8 ТК РФ).
Как поступают на практике. В трудовом договоре (должностной инструкции) указывают виды деятельности сотрудника, не связанные с работой на компьютере, например проведение презентаций, участие в совещаниях, переговоры. При этом имеется в виду, что такого рода работы занимают более половины рабочего времени офисного сотрудника, а работа за компьютером — менее половины.
Лучше экономить на штрафах. В случае проверки трудовой инспекцией проверяющий не ограничится чтением трудового договора или должностной инструкции, а проведет реальный осмотр рабочего места.
Если на рабочем месте стоит компьютер, исходные и рабочие материалы содержатся в его памяти или на внешних носителях, там же формируются результаты труда клерка (таблицы, презентации, текстовые материалы и т. п.), для инспектора будет очевидно, что вредные факторы (если таковые есть) воздействуют на работника весь день. Штраф за отказ от проведения медосмотра обеспечен.
С другой стороны, в период прохождения медосмотра работник не трудится, то есть запрет на привлечение работника к работе в выходные дни ( ТК РФ) и предоставление в связи с этим гарантий и компенсаций ( ТК РФ) в данном случае не применимы. Соответственно, прохождение работником периодического медицинского осмотра в свой выходной день не противоречит трудовому законодательству. Так, Норильский городской суд Красноярского края в от 20.09.2012 по делу N 2-1481/2012 расценил непрохождение работником обязательного медицинского осмотра, дата которого выпадала на период отдыха работника, как уважительную причину непрохождения медицинского осмотра. При этом сам факт направления работника на периодический медицинский осмотр в день, приходящийся на время отдыха работника, судом не был расценен как нарушение трудового законодательства. В этой связи смотрите также Санкт-Петербургского городского суда от 25.01.2011 N 33-878/11.
В соответствии со ТК РФ на время прохождения медицинского осмотра (обследования) за работниками, обязанными в соответствии с РФ проходить такой осмотр (обследование), сохраняется средний заработок по месту работы. При этом предусмотренные трудовым законодательством гарантии сохранения среднего заработка за работником в течение определенного времени не предполагают выплату работнику средней заработной платы в большем размере, чем если бы он продолжал работу (смотрите Верховного Суда РФ от 25.05.2006 N ГКПИ06-366, определение Верховного Суда РФ от 08.08.2006 N КАС06-284). Таким образом, по смыслу закона, средний заработок должен сохраняться за работником на время прохождения медицинского осмотра только при совпадении осмотра с рабочим временем, поэтому сотрудникам, проходящим медосмотр в свой выходной день, оплату среднего заработка за время медосмотра производить не нужно.
В то же время отметим, что отдельные контролирующие органы придерживаются иного мнения, указывая, что ТК РФ не предусматривает исключений для случая направления работника на медицинский осмотр в выходной для него день. Следовательно, работодатель обязан сохранить за сотрудником средний заработок за день прохождения медицинского осмотра, попадающего на выходной день. В этой связи смотрите ответ Государственной инспекции труда в Смоленской области от 20.09.2012 на вопрос: "Работодатель отправил работника на прохождение периодического медицинского осмотра в его выходной день согласно графику сменности. Обязан ли работодатель оплатить работнику этот день согласно ТК РФ?" (http://git67.rostrud.ru/questioner/xPages/page.10.html).
В отношении заполнения табеля учета рабочего времени обращаем Ваше внимание на следующее.
В силу части четвертой ТК РФ работодатели обязаны вести учет фактически отработанного каждым сотрудников времени. Для целей учета рабочего времени применяются унифицированные формы N Т-12 и N Т-13, утвержденные Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации предусматривают, что эти формы применяются для учета времени, фактически отработанного и (или) не отработанного каждым работником организации, для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени, для получения данных об отработанном времени, расчета оплаты труда, а также для составления статистической отчетности по труду. Время отдыха работника (выходной день), в которое он проходил периодический медицинский осмотр, должно отмечаться в табеле соответствующим кодом "В".
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Котыло Игорь
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Прибыткова Мария
Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг.