В числе организационных задач, решаемых в процессе создания службы ДОУ, стоит и задача нормативной регламентации работы самой службы. Задачи и функции могут различаться в зависимости от типа организации, правового и социального контекста, в котором она действует .

Структура, функции, задачи службы закрепляются в целом ряде локальных организационных и распорядительных документов - положениях, инструкциях, правилах, регламентах, структуре и штатной численности, штатном расписании, приказах о распределении обязанностей.

К числу важнейших организационных документов, закрепляющих правовой статус работников службы ДОУ, относятся положение о службе и должностные инструкции. Эти документы должны разрабатываться на основе действующего законодательства, нормативнометодических документов межотраслевого действия и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор). Разработка положения и должностных инструкций обеспечивает закрепление за службой общего объема функций, внутреннее построение службы ДОУ, а также устанавливает распределение функций и обязанностей работников.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет устав организации - правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Устав оказывает влияние на общую постановку делопроизводства, так как в этом документе определены задачи, направления и специфика деятельности организации, порядок утверждения организационной структуры, штатов, руководства. Заложенные в уставе положения создают изначальную организационную основу документооборота учреждения, способствуют регламентации информационных связей и позволяют определить реальный круг документов, которые будут создаваться в организации. Раздел устава, посвященный порядку управления организацией, закрепляет порядок документирования распорядительной деятельности и, соответственно, определяет круг документации, издаваемой руководством, влияет на упорядочение процессов документообразо-вания, определяет параметры информационных потоков и документооборота.

Положения о службе ДОУ могут разрабатываться на основе типовых или примерных, наличие которых не может заменить создание индивидуального положения. При разработке индивидуальных положений конкретизируется состав задач и функций службы исходя из реальных условий ее деятельности. Например, к типовым технологическим функциям могут быть добавлены функции прогнозирования развития документационного обеспечения, унификации документов, методического руководства документационным обеспечением структурных подразделений и др. Наоборот, в конкретном положении возможно исключение из числа типовых функций тех, которые в данной организации не выполняются службой ДОУ или закреплены за другими структурными подразделениями.

Положение разрабатывает и подписывает руководитель службы делопроизводства, утверждает руководитель организации. Положение оформляется на общем бланке организации и согласовывается с руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи. Положение вводится в действие с даты его утверждения.

Формуляр положения и структура текста унифицированы в УСОРД 1 (см. разд. 4.1).

В разделе «Общие положения» устанавливается точное название службы делопроизводства, ее место в организационной структуре организации, степень самостоятельности. Служба ДОУ должна создаваться как самостоятельное структурное подразделение, подчиненное непосредственно руководителю организации. Нередки случаи, когда служба ДОУ входит в состав подразделений, выполняющих иные функции (например, административно-хозяйственные отделы, административные управления, управления персонала и делопроизводства и др.). Даже в тех случаях, когда эти подразделения имеют статус самостоятельных, такая практика приводит к усложнению движения документов и не может способствовать рациональной организации документационного обеспечения управления.

В разделе «Общие положения» закрепляется внутренняя структура службы. Если в службе ДОУ существует некое количество внутренних подразделений (групп, бюро, участков и др.), они должны быть перечислены. Если в составе службы работает всего несколько сотрудников, в положении перечисляют должности работников службы делопроизводства.

Следующим пунктом в разделе «Общие положения» дается перечень основных законодательных и нормативных правовых актов РФ, нормативных и инструктивных документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе. При этом вначале перечисляются законодательные акты Российской Федерации, нормативные правовые документы, нормативно-методические документы межотраслевого действия, затем внутренние организационные и распорядительные документы самой организации, определяющие работу службы ДОУ.

Если служба ДОУ имеет свою печать (печати), в положении дается ее описание, условия ее хранения и использования. В положении также устанавливается ответственность службы ДОУ за сохранность и удостоверение документов печатью организации.

Второй раздел положения называется «Цели и задачи » и содержит формулировки основной цели создания и деятельности службы и задач по ее реализации. Так, к числу задач службы делопроизводства в настоящее время относят организацию, ведение и совершенствование делопроизводства на основе единой политики, использование современных информационных технологий в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях .

Третий раздел является основным. Он содержит всестороннюю характеристику деятельности службы ДОУ и называется «Функции». Их описание содержит все виды работы, выполняемой службой ДОУ. При этом принято излагать функции в их логической последовательности: прием поступающих документов, их обработка, регистрация, рассмотрение, передача исполнителям и т.д. Заканчивается этот раздел видами работы по хранению документов и их передаче в архив.

При наличии в службе структурных подразделений в раздел «Функции» вводятся соответствующие их названиям подразделы, а описание функций дается для каждого структурного подразделения. Тем самым закрепляется объем работы каждого участка службы. При разработке положения руководитель службы ДОУ должен тщательно продумать разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, для того чтобы избежать дублирования и параллелизма в работе, а также «утраты» или пропуска какой-то из функций, невключения ее в положение. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме. Раздел должен содержать четкие формулировки выполняемых работ, не допускающие их неоднозначное понимание.

Должностные обязанности руководителя службы делопроизводства могут регламентироваться отдельным документом (должностной инструкцией, должностным регламентом), однако достаточно часто вместо них в положение вводят раздел «Руководство », где закрепляются: наименование должности, (начальник, заведующий, управляющий), требования к уровню и профилю образования, квалификации и опыту практической работы руководителя службы ДОУ. В числе обязанностей указывают функцию координации деятельности службы делопроизводства, планирование ее работы, контроль за работой сотрудников, совершенствование организационной структуры, создание или участие в разработке нормативно-методического обеспечения деятельности службы и документационного обеспечения организации.

Встречаются положения, в которых раздел «Руководство» делится на три подраздела: обязанности, права, ответственность.

В числе обязанностей руководителя службы делопроизводства обязательно присутствует функция руководства и контроля за деятельностью подразделения. Но часто в этом разделе положения закрепляют выполнение отдельных функций службы (например, предварительное рассмотрение поступивших документов, подготовка документов к докладу руководству, контроль за сроками исполнения и др.), которые выполняются самим руководителем. В подразделе закрепляются также права руководителя службы делопроизводства, в числе которых обычно право устанавливать круг ответственности

своих заместителей (при их наличии), подписывать, утверждать, визировать определенные документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы ДОУ (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и др.

За руководителем службы делопроизводства закрепляется персональная ответственность за деятельность всей службы, выполнение всех функций, сохранность документов, соблюдение установленных норм и правил работы с документами и др. ГОСТ Р ИСО 15489-2007 закрепляет ответственность за все аспекты управления документами, в том числе за проектирование, внедрение и сохранность систем управления документами и их эксплуатационные характеристики, а также за обучение пользователей управлению документами и применению систем управления документами в индивидуальной практической деятельности . Особая ответственность в соответствии со стандартом должна быть возложена на лицо, обладающее соответствующими полномочиями внутри организации.

Пятый раздел положения «Права» содержит перечисление прав, которые закрепляются за службой в целом для реализации возложенных на нее задач и функций. В права службы ДОУ включают право проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и др. Значительное влияние на состояние работы с документами может оказать наделение службы ДОУ правом не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками и т.д.). Такое право, например, предоставлено делопроизводственным службам федеральных органов исполнительской власти: «Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю» 2 .

Раздел «Ответственность» или выделяется в самостоятельный, или соединяется с разделом «Права» и содержит перечисление основных позиций, по которым служба несет ответственность за выполнение своих задач, состояние документации, ее соответствие требованиям правовых и нормативных документов, достоверность информации, ее утечку, организацию работы службы, работу с кадрами и др. Одно из положений ГОСТ Р ИСО 15489-2007 подчеркивает важность и значимость определения ответственности за работу с документами. При этом подчеркивается, что ответственность несут все сотрудники организации (в том числе управляющие документацией, специалисты смежных информационных профессий, руководство организации, руководители структурных подразделений, администраторы систем управления документами и другие лица, для которых работа с документами входит в их должностные обязанности). Положение о службе ДОУ является тем организационным документом, который должен содержать четкие формулировки позиций, за которые отвечает служба делопроизводства.

Раздел «Взаимоотношения с другими структурными подразделениями» должен отражать наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими структурными подразделениями организации, возникающими в ходе выполнения ее задач и функций, взаимные обязательства, состав и характеристику документов, разрабатываемых службой делопроизводства совместно с другими структурными подразделениями, сроки их представления, периодичность обмена информацией. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, функциональными структурными подразделениями, юридическим отделом. В разделе перечисляются виды деятельности, которые служба ДОУ проводит по согласованию с другими подразделениями.

Пересмотр положения проводят при изменении структуры организации, переподчинении службы ДОУ, изменении ее наименования или внутренней организационной структуры, внедрении новых форм и методов организации труда, а также внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями. Порядок пересмотра положения устанавливается либо в заключительном разделе этого документа, либо в «Общих положениях».

Пример положения о службе ДОУ дан в приложении 29.

Основным организационным документом, регламентирующим разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, является должностная инструкция.

Должностная инструкция - это документ, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или структурного подразделения. В разработке должностных инструкций и их практическом применении должны быть заинтересованы как руководители, так и исполнители. Этот документ выполняет организационную, регламентирующую и регулирующую роль, является действенным средством управления, которое позволяет руководителю четко разграничить обязанности и права, установить ответственность, обеспечить взаимосвязи между отдельными должностями, исключить дублирование и устранить параллелизм в выполнении одних и тех же операций работниками каждого структурного подразделения организации. Кроме того, должностные инструкции дают возможность определить взаимозаменяемость работников. Этот документ позволяет руководителям осуществлять оценку деятельности каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Должностная инструкция является необходимым организационным документом и с точки зрения исполнителя, который заинтересован в четких представлениях о характере и видах своей работы, круге должностных обязанностей, собственных полномочиях, правах и ответственности, установлении взаимосвязей. Психологи отмечают, что наличие грамотно составленных должностных инструкций на все должности значительно сокращает возникновение конфликтных ситуаций в коллективе.

Должностная инструкция по своему назначению является документом стабильного действия, она должна быть рассчитана на длительный срок применения, что способствует четкому распределению функций и видов работ между отдельными работниками, закрепляет их специализацию.

При разработке должностных инструкций используют Квалификационный справочник , типовые должностные инструкции.

Квалификационный справочник содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий, их знаниям и умениям. Квалификационные характеристики работников службы ДОУ даны в приложении 30.

Наличие типовых должностных инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника в конкретной организации, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием этой организации.

Основным источником разработки должностных инструкций должно быть положение о структурном подразделении, так как оно содержит полный перечень видов работы, закрепленных за подразделением.

Положение и должностные инструкции - это взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются с целью распределения всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ, вытекают из задач и функций всей службы в целом. Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника.

К тексту должностной инструкции предъявляются требования полноты определения задач, функций, обязанностей. Нечеткое и неполное определение деятельности каждого работника ведет к нестабильности и несогласованности действий отдельных работников. При закреплении в формулировках должностной инструкции общих, неконкретных, обтекаемых обязанностей создается чисто формальный документ, который не выполняет своего назначения. Все пункты должностной инструкции должны исключать возможность различного толкования ее содержания, конкретизировать обязанности и виды работы. Глаголы, выражающие действие, следует употреблять в изъявительном наклонении: «Инспектор выполняет», «Секретарь организует», «Референт составляет» и т.д. - и при этом точно отражать степень самостоятельности в выполнении работы: «принимает участие...», «совместно с.....», «организует визирование...», «обеспе

чивает выполнение...».

Формуляр должностной инструкции и структура текста унифицированы в УСОРД 1 (см. разд. 4.1).

В разделе «Общие положения» устанавливается наименование должности (в соответствии со штатным расписанием), ее статус и основные сведения о ней: название структурного подразделения, подчиненность работника, порядок назначения и освобождения от должности, порядок замещения этой должности в период временного отсутствия работника. Отдельным пунктом дается порядок приема и увольнения с работы. Следующий пункт содержит требования организации к уровню профессиональной подготовки, образования, стажу практической работы. При перечислении требований к профессиональной подготовке можно использовать Квалификационный справочник или установить дополнительные требования к квалификации работников службы ДОУ, уровню образования, стажу работы.

Если в организации предъявляют повышенные требования к уровню профессиональной подготовки, то возможно включение в должностную инструкцию специального пункта, в котором перечисляются требования к профессиональным знаниям. Например: «Секретарь должен знать: организационную структуру и направления деятельности организации, функции структурных подразделений и фамилии их руководителей, распределение обязанностей между руководителями организации, правила внутреннего трудового распорядка, делопроизводство, правила составления и оформления документов, правила эксплуатации вычислительной и организационной техники, средств связи, правила техники безопасности, нормы служебного этикета».

Кроме того, в должностную инструкцию могут быть включены и требования к практическим навыкам работы, например: «Секретарь должен уметь: работать на компьютере в среде Word, Windows и Exsel», «печатать на пишущей машине со скоростью... знаков», «составлять и оформлять служебные документы», «пользоваться... средствами связи».

В этот раздел включают пункт о нормативно-правовой основе деятельности работника службы ДОУ, в котором перечисляются те законодательные и нормативные акты, знание которых является необходимым в работе, а также распорядительные и организационные документы организации, которыми работник руководствуется в своей профессиональной деятельности.

В разделе «Основные задачи и функции » обобщенно формулируется основная задача работника, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных видов работ, из которых складывается выполнение основной задачи. Например: основная задача работника - регистрация документов; в разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. Поэтому в должностной инструкции следует тщательно формулировать каждый пункт исходя из принятой в организации технологии работы с документами. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступ работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе.

В раздел «Права» вносят такие права работника делопроизводственной службы ДОУ как: принятие решений по определенным вопросам, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право контроля, право возврата документов на доработку и т.д. Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел. В числе обязанностей обычно указываются: соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, правил эксплуатации техники и средств связи, конфиденциальности служебной информации, обеспечение сохранности документов, соблюдение этических норм, служебной субординации и др.

В разделе «Ответственность» устанавливаются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная и материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

В разделе «Связи по должности » (этот раздел может быть назван «Взаимоотношения») должен быть определен порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. Раздел выполняет координирующую роль и имеет важнейшее значение для установления и регламентации связей между различными структурными подразделениями, установления их иерархии и взаимных обязательств. В разделе устанавливается круг структурных подразделений, от которых работник получает (или передает) документацию, кому предоставляет информацию, с кем сотрудничает по определенным вопросам. Здесь, так же как и в других разделах, необходима точность формулировок характера взаимосвязей.

В соответствии с Трудовым кодексом РФ с должностной инструкцией работника обязаны ознакомить под расписку при приеме на работу. Виза ознакомления располагается ниже подписи руководителя службы делопроизводства (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен (на)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Пример должностной инструкции дан в приложении 31.

Должностные обязанности работников службы делопроизводства и работников, отвечающих за организацию работы с документами в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти, устанавливаются должностными регламентами, являющимися составной частью административного регламента государственного органа .

Статья 47 ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» 1 устанавливает порядок разработки и содержание должностного регламента. В соответствии с законом должностной регламент должен установить:

квалификационные требования к уровню и характеру знаний и навыков, предъявляемые к гражданскому служащему, а также к образованию, стажу гражданской службы (государственной службы иных видов) или стажу (опыту) работы по специальности;
должностные обязанности, права и ответственность гражданского служащего за неисполнение (ненадлежащее исполнение) должностных обязанностей в соответствии с административным регламентом государственного органа, задачами и функциями структурного подразделения и функциональными особенностями замещаемой в нем должности гражданской службы;
перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан самостоятельно принимать управленческие и иные решения;
перечень вопросов, по которым гражданский служащий вправе или обязан участвовать при подготовке проектов нормативных правовых актов и (или) проектов управленческих и иных решений;
сроки и процедуры подготовки, рассмотрения проектов управленческих и иных решений, порядок согласования и принятия данных решений;
порядок служебного взаимодействия гражданского служащего в связи с исполнением им должностных обязанностей с гражданскими служащими того же государственного органа, гражданскими служащими иных государственных органов, другими гражданами, а также с организациями;
перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом государственного органа;
показатели эффективности и результативности профессиональной служебной деятельности гражданского служащего. Федеральным законом «О государственной гражданской службе

Российской Федерации» установлено, что положения должностного регламента учитываются при проведении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы, аттестации, квалификационного экзамена, планировании профессиональной служебной деятельности.

Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) - основной нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в учреждении, правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними, узловые организационные моменты. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в той или иной конкретной организации. Порядок разработки инструкции по делопроизводству установлен только для федеральных органов исполнительной власти. Он включает несколько этапов и показывает значение, которое придается этому документу.

Федеральный орган исполнительной власти с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела. Инструкция разрабатывается службой делопроизводства на основании приказа федерального органа исполнительной власти 1 . Внесение изменений в Инструкцию по делопроизводству осуществляется приказом федерального органа исполнительной власти после их согласования с Федеральным архивным агентством.

Инструкции разрабатываются с учетом законодательных и иных нормативных правовых актов Российской Федерации в сфере информации, документации и архивного дела, устава организации (или положения об органе власти), действующих нормативных правовых актов, нормативно-методических документов межотраслевого действия, государственных стандартов, разработок Росархива и таких локальных нормативных актов, как регламент внутренней организации, приказ о распределении обязанностей и др.

Кроме того, при разработке инструкции должна быть учтена специфика работы самой организации. По сути, инструкция закрепляет систему делопроизводства организации. Она необходима как работникам службы ДОУ, так и специалистам, которые работают с документами. Наличие инструкции обеспечивает одну из основных задач службы ДОУ - создание единого порядка документирования и работы с документами.

Структура текста инструкции включает общие положения, тематические разделы и приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливают сферу распространения инструкции (например, «инструкция распространяется на все документы», «... на административные документы», «...кроме кон-

фиденциальных документов», «не распространяется на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну», «....служебную или иную тайну, персональные данные» и др.). Отдельный пункт в этом разделе должен установить ответственность за несоблюдение требований инструкции по работе с документами. В «Общих положениях» устанавливается подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в целом и в его структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу.

В соответствии с Правилами делопроизводства положения инструкции по делопроизводству распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий 1 . Кроме того, в этом разделе инструкции обычно устанавливаются общие правила работы со служебными документами, которые включают порядок передачи документов при уходе в отпуск, отъезде в командировку, болезни, увольнении работника; запрет на передачу служебных документов сторонним организациям; разглашение информации и содержания служебных документов и дел осуществляется по акту.

Тематические разделы, как правило, начинаются с раздела «Порядок оформления документов», где определяются:

вопросы деятельности данной организации, подлежащие обязательному документированию;
виды и разновидности документов, используемые для документирования распорядительной, организационной, информационной деятельности;
общие правила подготовки и оформления документов;
виды бланков, применяемых в организации, и состав их информации;
правила подготовки отдельных видов нормативных правовых актов, распорядительных документов, включая порядок визирования, согласования, утверждения и подписания;
порядок изготовления и размножения документов;
правила оформления и заверения копий и приложений;
порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов;
порядок работы исполнителей с документами.

См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.

Содержание этого раздела может быть расширено за счет включения отдельных подразделов, устанавливающих правила подготовки документов коллегиального органа, а также заместителей руководителя. Ряд организаций идут по пути выделения всех перечисленных вопросов в самостоятельный организационный документ типа «Правил» или «Регламента подготовки и оформления документов», рациональнее включать эти нормы в инструкцию по делопроизводству.

Раздел «Организация документооборота» включает:

порядок приема, обработки, распределения входящих документов;
организацию их транспортировки и передачи из одного структурного подразделения в другое;
основные инстанции движения документов;
порядок подготовки и отправки исходящих документов;
порядок учета объема документооборота;
прием и обработку документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи.

В этом разделе необходимо установить порядок приема и обработки документов, поступающих и отправляемых из организации всеми используемыми средствами связи.

В разделе «Регистрация документов» инструкция по делопроизводству устанавливает порядок и организацию регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, дает описание принятой технологии. Кроме того, для закрепления единого порядка работы с документами в этом разделе следует определить место и способы регистрации документов, сроки регистрации поступающих и отправляемых документов, структуру регистрационных индексов входящих и исходящих документов, перечень сведений о документе, включаемых в информационную систему (а при наличии - и в систему электронного документооборота). Этот раздел должен содержать информацию о регистрации отдельных потоков документов. Например, в федеральных органах исполнительной власти в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти из вышестоящих органов власти, из территориальных органов федерального органа исполнительной власти; обращения граждан; документы, поступившие от зарубежных корреспондентов, и др.

Раздел «Организация справочной работы» (или «Информационнопоисковая система » - И ПС) устанавливает принципы построения информационно-справочной работы в организации, содержит описание справочных массивов, правила пользования и их доступность для различных категорий служащих и различных структурных подразделений, порядок систематизации и классификации справочной информации, технологию информационно-поисковой работы.

Раздел «Организация контроля за исполнением документов » устанавливает категории документов, подлежащие обязательному контролю, порядок постановки документов на контроль, правила переноса срока исполнения или исполнителя, технологию контроля, обязанности исполнителей, типовые сроки исполнения, порядок обобщения данных по контролю за исполнением документов, порядок информирования руководителей об исполнительской дисциплине.

Раздел «Оперативное хранение документов » содержит основной принцип организации хранения (централизованное, децентрализованное или смешанное), правила хранения документов в службе ДОУ, в структурных подразделениях и ответственность за сохранность документов, правила формирования в дела отдельных категорий документов, порядок разработки и использования номенклатуры дел, порядок систематизации и индексации дел.

В раздел «Подготовка документов к сдаче в архив » включают порядок и организацию проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив.

Состав тематических разделов может изменяться и дополняться в зависимости от условий работы конкретной организации, направлений деятельности и принятой технологии.

В инструкции могут быть разделы по работе с обращениями граждан, документами с ограниченной сферой распространении, иностранной корреспонденцией, техническому обеспечению подготовки документов (печатание, звукозапись, стенография, факсимильная связь и т.д.), по правилам хранения и использования бланков, печатей, штампов.

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно-иллюстративного материала, систематизированного в порядке расположения разделов, в каждом из которых делаются соответствующие ссылки. В приложения помещают схемы документопото-ков, оттиски печатей и штампов, образцы бланков, образцы заполнения форм документов, примеры оформления отдельных видов документов, перечни контролируемых документов, документов, заверяемых печатью, и документов, подлежащих утверждению, формы учета документооборота, формы номенклатуры дел и др.

Инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности. Инструкция является регламентирующим документом не только для службы делопроизводства, но и для всех специалистов аппарата управления.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ. Если в организации создан архив, то его заведующий также принимает участие в подготовке инструкции. При наличии в организации юридической службы инструкция должна быть предварительно с ней согласована.

Инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1. Какие вопросы должны быть решены при создании службы ДОУ?
2. От каких факторов зависит выбор формы организации работы с документами?
3. Какие наименования служб ДОУ установлены нормативно-методическими документами межотраслевого действия?
4. Какие типовые функции закреплены для службы ДОУ?
5. Какова типовая структура управления делами?
6. Какова структура канцелярии?
7. Назначение положения о службе ДОУ.
8. Каков порядок пересмотра положения?
9. Какую роль в организации работы службы ДОУ играет должностная инструкция?
10. Кто разрабатывает положение о службе ДОУ и должностные инструкции ее работникам?
11. Каков порядок пересмотра этих документов?
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М.: Минтруд РФ, 2001. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. См.: Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М.: ВНИИДАД, 1980.
См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации. Утв. постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.
См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К).

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)

СДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами.

Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни, управленческой информации, необходимой для осуществления функций.

В практике управления действуют службы ДОУ.

1. Управление делами (министерства, ведомости России). Состав включает: канцелярия инспекция при министре, секретариат, отдел рационализации делопроизводства, отдел писем (жалоб), центральный архив.
2. Общий отдел - в органах управления на местах и в органах управления общественных организаций. Состав: подразделения по учёту и регистрации документов, группа контроля, протокольная, копировально-множительная служба, архив.
3. Канцелярия - министерства и ведомствах автоном. Респ-их;

Промышленные объединения, научно-исследовательских, проектных, вычислительных центрах.

В учреждениях, не имеющих службы ДОУ, её функцию выполняет секретарь-руководитель или другое выделенное для этого должностное лицо.

1. Руководители: начальник управления делами, начальник канцелярии, заведующий архивом, заведующий машинописным бюро, заведующий стенографическим бюро, заведующий общим отделом, заведующий секретариатом, начальник отдела писем, начальник инспекции, начальник протокольной части.
2. Специалисты: архивист, помощник министра, референт, методист, редактор, инспектор, секретарь - министра.
3. Технические исполнители: корректор, экспедитор, делопроизводитель, машинистка 1,2 категории, стенографист 1,2 категории, секретарь - машинистка, секретарь - стенографистка.

Функции структурных частей СДОУ.

1. Функция экспедиции: приём поступающей корреспонденции, сортировка на регистрирующую и не регистрирующую, распределение по структурным подразделениям учреждения; ведут количественный учёт документов; отправка исходящей корреспонденции, доставка корреспонденции в структурные подразделения и адресатам.
2. Функция группы по учёту и регистрации корреспонденции: учёт и регистрация входящих и исходящих, внутренних документов, ведение справочно-информационного аппарата и поиск информации, проверка правильности исходящих и внутренних документов.
3. Функция группы контроля: контроль за своевременным использованием документов, проверка сроков выполнения структурными подразделениями устных поручений руководителя, информирование руководства о ходе исполнения документа и поручения.
4. Функция отдела писем: приём и учёт предприятий, заявлений, жалоб граждан; подготовка и передача на рассмотрение руководству предприятий, заявлений жалоб на исполнение в структурные подразделения; контроль за сроками их исполнения, извещения заявителей о результатах рассмотрения предложений, заявлений, жалоб, формирование дел с предложениями, заявлениями, жалобами и передача их в архив, анализ и обобщение исполнения, организация приёма посетителей.
5. Функция архива: приём, учёт, хранение, использование дел, подлежащие сдачи в архив; контроль за правильного формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях; подготовка дел к передаче в архив.
6. Функция секретаря-руководителя и его заместителей: предварительное рассмотрение и подготовка к документационному руководству поступающей корреспонденции по наиболее важным вопросам; организация документационного обслуживания совещаний, бездокументационное обслуживание работы руководства.

Операции СДОУ.

Контроль за соблюдением стандартов на документы.

Экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям.

3. Регистрация документов и учётно справочная работа.
4. Контроль за исполнением документов.
5. Формирование, оформления, хранения и использования дел.
6. Оформление и выпуск распорядительной документации учреждений.
7. Машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.

СГСДОУ - это комплекс основных положений, регламентирующих правила, нормативы и рекомендации по ведению делопроизводства в учреждениях начиная с момента поступления или создания до сдачи документов в архив.

Организация труда работников СДОУ.

1. Общие требования к организации труда работников СДОУ. Организация труда включает в себя решение следующих вопросов:

Чёткое организационное построение СДОУ, выбор наиболее рациональной формы работы с документами - все учреждения делятся на 4 категории в зависимости от объёма документооборота (количество документов обрабатываемых учреждением за год) в учреждении 1, 2, 3 категории, работа с документами осуществляет канцелярия, а в учреждениях 4 категории - секретариатом. Это централизует работу СДОУ под единым руководством. Централизация позволяет обеспечить оперативное выполнение документационных работ, создаёт чёткие взаимодействия между структурным подразделением, входящим в СДОУ, повышает качество обработки документов.

Правильное разграничение функции между отдельными исполнительными и подразделениями по их квалификации. Решение этого вопроса осуществляется путём разработки внедрения нормативных документов, инструкция по документированию управленческой деятельности; должностные инструкции, государственные стандарты.

Нормирование труда работников СДОУ. Разработаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами, в том числе и выполнение машинописных работ.

Нормированием труда призвало обеспечить нормальную загрузку работников в течение дня, недели, месяца, года при нормальном напряжении на каждом рабочем месте, определить критерии, оценки работы каждого сотрудника.

4) Регламентация должностного и количественного состава, состава персонала СДОУ, повышение его квалификационного и культуры в работе. Численность работников ДОУ рассчитывается по службе в целом и по её структурным подразделениям.

При формировании СДОУ следует исходить из минимальной численности, работников по каждой функции документационного обслуживания. Она должна определяться в зависимости от объёма документооборота на основе типовых норм времени на документационные работы.

5) Рациональная организация рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда.

Для этого могут быть использованы методические рекомендации по научной организации труда инженерно технических работников и служащих.

От организации рабочего места, благоприятных условий труда, зависит работоспособность человека, производительность и качество труда, его здоровье.

Формы организации работы с документами.

Документооборот: включает в себя работу с готовыми документами, созданным данным учреждением получаемым извне (приём, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочные работы, формирование дел, хранение и использование документов движ. док. информации по инстанциям.

3 формы организации работы с документами.
1. Централизованная
2. Децентрализованная
3. Смешанная

Централизованная форма: применяется в учреждениях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в 1 структуре подразделения (канцелярия, общий отдел).

2) Децентрализованная форма: работа с документами все операции выполняют в структурном подразделении учреждения, как правило, разобщённых территориально.
3) Смешанная форма: используется в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объёмом документооборота.

При выборе формы организация работы с документами для конкретного учреждения надо учитывать следующие факторы:

а) объём документооборота.
б) характер работы учреждения, его территориального размещения.
в) структура учреждения и его подразделения.
г) в технич. оснащённость.
д) квалификационных руководителей, специалистов и технических исполнителей.

Наиболее важен при выборе формы организации работы с документами, объёмом документооборота.

Для определения учреждения по документообороту используют категоричность предложенную СГСДО.

Нормирование документационных работ.

Последовательность работ с шифром, представляет собой определённую последовательность элементов труда проц. по работе с документами. Это такие операции как: приём корреспонденции, вскрытие конвертов определения ценности вложения, сортировка по направлениям использования документов, регистрируемых исполнение по существу вопроса, подшивка в дела, оформление документов на пишущей машинке, поиск документов, внесение на документ служебных отметок, перевод на машиноносителе.

При нормирование документационных операций используется нормативы времени на выполнение операций, норматив численности персонала, норматив управляемости и соотношений численности.

Нормирование времени - это величина затрат времени на выполнение определённого вида работ при определённых организациях технических и санитарно гигиенических условиях труда.

Измерение и нормирование трудовых затрат служат для:

1. Определения расходов на работу всего учреждения.
2. Совершенствование методов труда.
3. Поощрения служащ. к труду.
4. Равномерное распределение рабочей нагрузки во времени.
5. Улучшения планирования работы учреждения.
6. Обеспечения рационального использования технических средств.
4. РОЛЬ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И ЕГО ВЛИЯНИЕ НА УПРАВЛЕНИЕ

Роль документной информации в управлении.

Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, большая часть которой отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным. В зависимости от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов. Они подразделяются по:

· содержанию информации (отражают основные функции управления)
· происхождению (служебные и личные)
· месту составления (внешние и внутренние)
· способу изготовления (рукописные, машинописные и типографские)
· форме изложения информации (типовые, созданные для всех или для отдельных учреждений, индивидуальные)
· количеству вопросов (простые - один вопрос; сложные - несколько вопросов)

Процесс управления включает следующие документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Информация, зафиксированная в документах любого предприятия, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть служебной информации работники предприятия получают посредством документов.

Современное управление государственным предприятием или коммерческой организацией - это в значительной степени непрерывная череда процессов составления и перемещения документов. Осуществляются проекты, заключаются и расторгаются договора, покупаются и продаются ценные бумаги, предприятия, недвижимость и все эти, а также множество других операций подтверждаются документально. Руководители предприятий несут персональную ответственность за состав, сохранность и правильное оформление документов. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что может негативно отразиться на деятельности предприятия, поэтому сегодня в различных организациях часто встречается такое подразделение как служба ДОУ.

Делопроизводство на предприятии должно вестись на основе Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). Она помогает избежать излишеств и дублирования в работе, т.к. в ней сформулированы единые требования и рекомендации по вопросам подготовки документов, организации документооборота, учета и поиска информации, осуществления контроля за исполнением документов и группировка их в дела.

В данной контрольной работе будет определена польза службы ДОУ, в компетенции которой находится работа с документами организации. Будут определены цели и задачи, функции и взаимодействие данной службы с другими структурными подразделениями предприятия.

1. Понятие службы ДОУ

Служба ДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами, и подчиняющееся непосредственно руководителю.

Служба документационного обеспечения управления может быть представлена в организации как самостоятельное структурное подразделение (канцелярия, общий отдел, секретариат ) так и отдельным сотрудником, (секретарь-референт ).

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы ), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски и др. ).

Деятельность службы ДОУ регламентируется Положением о службе Документационного обеспечения управления. Деятельность работников службы ДОУ регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку работников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются службой ДОУ и утверждаются ее руководителем или его заместителем. При изменении функций и задач службы ДОУ должностные инструкции пересматриваются. Служба ДОУ в своей деятельности руководствуется законодательными и иными нормативно - правовыми актами органов государственной власти и управления Российской Федерации, правилами, инструкциями, методическими рекомендациями учреждений Государственной Автоматизированной Системы Российской Федерации (ГАС) и иными действующими нормативами по вопросам документационного обеспечения управления. Руководство службой ДОУ должно осуществляться специалистами с высшим или средним специальным образованием соответствующего профиля. Служба ДОУ имеет свою печать с обозначением своего наименования. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2008г.-с.18

1.1 Цели и задачи службы ДОУ

. Служба ДОУ решает следующие задачи: - совершенствование форм и методов работы с документами; - обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем; - контроль исполнения и подготовки документов к передаче в государственный архив в соответствии с действующими нормативами; - сокращение документооборота , количества форм документов; - разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения организации; - участие в разработке и внедрении прогрессивных технологий документационного обеспечения управления на базе применения вычислительной и организационной техники, персональных компьютеров. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2008г.-с.19

1.2 Функции

В соответствии с возложенными задачами служба ДОУ осуществляет следующие функции:

1) разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации, внесение в них изменений;

2) осуществление обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам;

3) организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству;

4) контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в установленные сроки, обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам;

5) организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов, разработка и проектирование бланков документов;

6) разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации;

7) организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

8) организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях;

9) разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины;

10) осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив;

11) организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу Российской Федерации, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений ГАС Российской Федерации;

12) повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции; организация рабочих мест, в том числе автоматизация. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2008г.-с.20

1.3 Права и ответственность

Служба ДОУ имеет право:

1) осуществлять контроль за сокращением избыточной информации в организации и подведомственной системе и принимать к этому соответствующие меры; 2) требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами в организации и контролировать выполнение данных правил; 3) запрашивать у структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы; 4) проводить проверки организации документального обеспечения управления в структурных подразделениях и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер; 5) привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства; 6) возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований; 7) совместно с вычислительным центром определять задачи документационного обеспечения управления, подлежащие автоматизации; 8) подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции; 9) разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работников; 10) вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами; 11) участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними; 12) вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

Служба ДОУ несет ответственность за: 1) обеспечение установленного порядка работы с документами в организации; 2) выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство.- М.: Инфра-М, 2008г.-с.21

1.4 Взаимодействие службы ДОУ с другими подразделениями

Служба ДОУ взаимодействует:

1) со структурными подразделениями - по вопросам документационного обеспечения управления;

2) с юридической службой - по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

3) со службами кадров, труда и заработной платы и с соответствующими научно-исследовательскими организациями - по вопросам подбора и расстановки кадров и повышения их квалификации в условиях широкого использования вычислительной и организационной техники;

4) со службами хозяйственного обслуживания - по вопросам обеспечения средствами организационной и вычислительной техники, бланками документов, канцелярскими принадлежностями, бытового обслуживания работников службы ДОУ.

5) с вычислительным центром - по вопросам разработки и внедрения новых информационных технологий с применением средств вычислительной техники.

2. Оформление документов по образцам

2.1 Пример оформления решения совета директоров

ОАО «Пастор»

РЕШЕНИЕ СОВЕТА ДИРЕКТОРОВ

О ликвидации

ОАО « Пастор»

Совет директоров ОАО «Пастор» в связи с невозможностью осуществлять далее хозяйственную деятельность без риска стать несостоятельным (банкротом)

РЕШИЛ:

1. Признать нецелесообразность дальнейшей финансово-хозяйственной деятельности ОАО.

2. Ликвидировать ОАО с 01.05.2011

3. Экземпляр настоящего решения совета директоров с их подписями и печатью ОАО направить в территориальный налоговый орган для внесения в Единый государственный реестр юридических лиц о том, что ОАО находится в процессе ликвидации.

4. Назначить ликвидационную комиссию ОАО в составе: Бродкиной К.В., Ивановой С.Т., Калядкина О.Г., Неклюжева И.В.

5. Председателем ликвидационной комиссии ОАО назначить Агеева В.В.

6. Поручить ликвидационной комиссии осуществить полный комплекс мероприятий по ликвидации ОАО.

7. Установить, что в соответствии с п. 3 ст. 62 Гражданского Кодекса РФ с момента принятия настоящего решения о ликвидации ОАО и назначения ликвидационной комиссии к ней переходят все полномочия по управлению делами ОАО.

Председатель Совета подпись А.Л. Бублик

Члены Совета подпись Л.А. Горбунов

подпись А.С. Шумов

Подобным образом оформляются решения коллегиального органа (будь то совет директоров, собрание трудового коллектива, собрание акционеров и др.).

Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. Решениями называются также совместные распорядительные документы , принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действуют на основе коллегиальности, а другой - на основе единоначалия.

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО», «РЕШИЛИ»), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: «Совет директоров РЕШИЛ: …».

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа («РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛО»). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица («РЕШИЛИ»).

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.

Распорядительная часть излагается пунктами.

Приложение 1

к решению Совета директоров

от 06.05.2009 №15

Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений.

Решение оформляется на бланке решения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

2.2 Пример оформления представления о поощрении

Закрытое акционерное общество Генеральному директору

«Металлопрокат» Т.Р. Романову

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ Отделу кадров подготовить

к 26.11.2010 приказ,

24.11.2010 №22 бухгалтерии оформить

выделение 30 000 руб.

Москва 25.11.2010 Романов

О поощрении Михалкиной А.В.

Михалкина Анна Витальевна 1970 года рождения работает в бухгалтерии ЗАО с июля 2005 г. Имеет высшее профессиональное образование (окончила МЭСИ). Михалкина А.В. - ответственный работник, квалифицированный специалист, инициативна и исполнительна. Должностные обязанности выполняет в полном объеме, замечаний и нарушений трудовой дисциплины не имеет. В 2008 г. проходила обучение в Академии управления на курсах повышения квалификации.

За безупречную работу, высокий профессионализм и в связи с юбилеем прошу объявить Михалкиной А.В. благодарность и премировать ее.

Главный бухгалтер подпись В.А. Исаева

Начальник отдела кадров подпись В.И. Осипова

Зам. Генерального директора подпись П.Ю. Доронин

В дело №03-05

Зайцева 29.11.2010

Поощрение - это признание работодателем заслуг работника, знак благодарности и акт награждения за добросовестную работу. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов.- М.: МУФЭР, 2006.-с.54

Процедура оформления поощрения работника включает несколько этапов:

1) Руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, составляется представление о поощрении на имя руководителя организации с указанием вида поощрения в соответствии с действующими нормативными актами (например, объявление благодарности; выплата премии; награждение ценным подарком; награждение почетной грамотой; представление к званию лучшего в профессии и др.) Представление составляется в произвольной форме, но должно содержать следующие сведения о работнике (работниках): Ф.И.О.; год рождения; образование; должность; структурное подразделение; стаж работы в организации; оценку производственной деятельности, а также мотив поощрения; основание.

2) В случае положительного решения о поощрении работодателем издается приказ о поощрении работника (унифицированная форма Т-11), утвержденная Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1 или форма Т-11а о поощрении группы работников. При оформлении приказа (форма Т-11 или Т-11а) в строке «Основание» указывается: наименование документа (представление) и лицо, его подписавшее (должность, фамилия, инициалы), номер и дата. С приказом работника необходимо ознакомить под роспись.

4) На основании приказа вносится запись о поощрении в трудовую книжку работника. Согласно п. 24 Правил ведения трудовых книжек на основании приказа в трудовую книжку вносятся следующие сведения:

О награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом организациями (образец оформления записи о поощрении: в графе 3 - Объявлена благодарность за продолжительную и безупречную работу, в графе 4 - дата и номер приказа о поощрении);

О других видах поощрения, предусмотренных законодательством РФ, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка организации, уставами и положениями о дисциплине.

Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

3. Определения терминов

Номенклатура - (лат. nomenclatura - перечень, роспись имен) - это перечень должностей в соответствии с организационной структурой ведомства, организации, компании. В делопроизводстве также существует такое понятие как номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в следующих документах:

Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г.;

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

- типовая номенклатура дел;

- примерная номенклатура дел;

- индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Обычно типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций. Однако в каждой организации должна быть индивидуальная , т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления индивидуальной номенклатуры дел данной организации: 1) в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики; 2) в индивидуальную номенклатуру дел переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.

Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления (делопроизводство), и после одобрения Центральной экспертной комиссией (или экспертной комиссией) организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел должна согласовываться с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел.

Регистрационный штамп - устанавливает ответственность организации за документ, начало отсчета срока исполнения. Регистрационный штамп содержит: наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Данный вид штампа не проставляется на приложении к документу.

Типовые документы - это нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (например, типовой устав, типовая структура) или отдельных ее сторон (типовой договор) и являющиеся образцами для составления учреждениями одноименных документов с учетом специфики их деятельности. Таким образом, типовые документы отражают однородные вопросы и составляются по одинаковым образцам, и называются также тексты - аналоги .

Заключение

Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятий решений, и построен на работе с документами, в которых она фиксируется. Поэтому документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой организации, учреждения, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления, которая имеет свои специфические задачи и должна выполнятся самостоятельным, организационно-обособленным структурным подразделением - службой документационного обеспечения управления (службой ДОУ).

Говоря о наименовании службы документационного обеспечения управления, необходимо отметить, что сегодня служба ДОУ может иметь разные названия, например: управление делами , отдел делопроизводства , отдел документационного обеспечения управления , общий отдел , канцелярия , секретариат и т.д. При этом можно сказать, что конкретное наименование службы ДОУ не имеет принципиального значения.

Основными целями службы ДОУ являются: организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления .

В данной контрольной работе в соответствии с требованиями также были приведены примеры оформления решения совета директоров и представления о поощрении. Все фамилии и названия организаций являются вымышленными и приведенные документы являются лишь примерами. Определения некоторых терминов также приведены в соответствии с требованиями к данному варианту контрольной работы.

документационный управление номенклатура дело

Список использованной литературы

1. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. - М.: Инфра-М, 2008 г.-320 с.

2. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности. - М.: Бизнес-пресса, 2005.-240 с.

3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001.-359 с.

4. Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов. - М.: МУФЭР, 2006.-112 с.

5. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство. - М.: Питер, 2006.-240 с.

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Служба документационного обеспечения управления и нормативное регулирование ее деятельности на примере ООО "Теплосеть". Документы, регламентирующие организацию делопроизводства предприятия. Функции специалистов службы по управлению документацией.

дипломная работа , добавлен 31.10.2014

Документы, определяющие организацию делопроизводства в организации. Основные цели, задачи и функции службы документационного обеспечения управления, ее права и ответственность. Анализ порядка организации делопроизводства на примере ООО "МТК "Милком".

реферат , добавлен 31.03.2015

Характеристика, функции и организационная структура службы документационного обеспечения управления и подразделения. Управления социальной защиты населения. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы. Организация работы с документами.

отчет по практике , добавлен 18.09.2013

Служба документационного обеспечения управления: ее назначение, задачи, структура и состав. Форма организации делопроизводства. Выбор наименования службы, определение ее должностного состава и штатной численности, квалификационного состава организации.

курсовая работа , добавлен 17.05.2015

Цели и задачи службы документационного обеспечения управления, их функции, права и ответственность. Виды кадровой документации: штатное расписание и расстановка; положение об оплате труда; должностные инструкции. Правила внутреннего трудового распорядка.

курсовая работа , добавлен 27.05.2015

Описание структуры служб документационного обеспечения управления - документирование и организация работы с официальными документами. Задачи и функции службы. Источники для разработки должностных инструкций. Четыре организационных структуры службы.

реферат , добавлен 18.02.2009

Основные функции, права и обязанности службы документационного обеспечения управления. Правила подготовки и оформления реквизитов деловых бумаг. Принципы изготовления, учета, использования и хранения бланков с воспроизведением Государственного герба РФ.

реферат , добавлен 15.11.2010

Служба документационного обеспечения управления в структуре организации. Правовая и методическая база, регламентирующая деятельность сотрудников службы. Анализ локальной нормативной базы. Штатное расписание: форма, главные особенности внесения изменений.

курсовая работа , добавлен 27.03.2013

Основные понятия в документальном оформлении менеджмента. Характеристика основных типов документов, особенности кадровых документов организации. Функционирование службы документационного обеспечения управления, цели и задачи ее создания, функции и права.

курсовая работа , добавлен 28.09.2010

Организационное построение службы информационно-документационного обеспечение управления. Требования, предъявляемые к названию службы ДОУ. Организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению предприятия.

Основными целями службы ДОУ являются организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по ДОУ. Служба ДОУ решает следующие задачи:

совершенствование форм и методов работы с документами;
обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, построения поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в центральный архив в соответствии с действующими нормативами;
сокращение документооборота, унификация форм документов;
разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения на предприятии.

Функции службы ДОУ

Служба ДОУ выполняет следующие функции.

1. Разработка, внедрение и ведение табеля и альбома унифицированных форм документов предприятия, внесение в них изменений.
2. Осуществление экспедиционной обработки, регистрации документов и учетно-справочной работы по документам.
3. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов, осуществление контроля за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.
4. Контроль прохождения, исполнения и оформления документов в установленные сроки; обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов; систематическое информирование руководства но этим вопросам.
5. Организация машинописного изготовления, копирования и оперативного размножения документов; разработка и проектирование бланков документов.
6. Разработка номенклатуры дел предприятия, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
7. Организация работы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.
8. Организация контроля работы с документами в структурных подразделениях.
9. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями) мероприятий но совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительной дисциплины.
10. Осуществление контроля за правильностью оформления и формирования структурными подразделениями дел, подлежащих сдаче в архив.
11. Организация работы архива в соответствии с законодательством по архивному делу РФ, правилами, инструкциями и методическими рекомендациями учреждений Росархива.
12. Повышение квалификации работников службы ДОУ, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к их компетенции.
13. Организация рабочих мест, в том числе автоматизация обработки документов.

Права и ответственность службы ДОУ

Служба ДОУ имеет право:

1) осуществлять контроль состояния делопроизводства в организации и в подразделениях;
2) контролировать и требовать от руководителей структурных подразделений выполнения установленных правил работы с документами;
3) запрашивать от структурных подразделений и организаций сведения, необходимые для работы;
4) проводить проверки организации ДОУ структурных подразделений и доводить итоги проверок до руководителей структурных подразделений для принятия соответствующих мер;
5) привлекать в установленном порядке специалистов структурных подразделений к подготовке проектов документов по поручению руководства;
6) возвращать исполнителям на доработку документы, подготовленные с нарушением установленных требований;
7) совместно с вычислительным центром определять задачи ДОУ, подлежащие автоматизации;
8) подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;
9) разрабатывать положения о структурных подразделениях службы ДОУ и должностные инструкции работникам;
10) вносить предложения руководству о привлечении к дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушения подразделениями и должностными лицами установленных правил работы с документами;
11) участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихся состояния работы с документами, а также совершенствования форм и методов работы с ними;
12) вносить на рассмотрение руководства представления о назначении, перемещении и увольнении работников службы ДОУ, их поощрении и наложении на них взысканий.

Служба ДОУ несет ответственность за обеспечение установленного порядка работы с документами в организации; выполнение указаний и поручений руководства и соблюдение необходимых условий труда работников.

Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы ДОУ: управление делами, общий отдел, служба ДОУ и др.

В состав управления делами включаются служба ДОУ (бюро правительственной переписки, экспедиция, машинописное бюро, копировально-множительное бюро), инспекция при руководителе, секретариат (приемная, секретариат руководителя, секретариаты заместителей руководителя, секретариат коллегии, протокольное бюро), отдел совершенствования работы с документами, отдел писем (жалоб) и центральный архив.

В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, протокольная группа, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительная служба, бюро машинописи и стенографии, архив.

В ассоциациях и концернах состав и структура службы ДОУ определяются руководством организации:

в совместных предприятиях (организациях) - правлением;

в акционерных обществах – учредительной конференцией;

в кооперативах – общим собранием членов кооператива.

В организациях, не имеющих службы ДОУ, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное должностное лицо.

Работа службы ДОУ регламентируется положением об этой службе, а деятельность работников службы ДОУ – должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем службы ДОУ и утверждаются руководителем организации (предприятия). По мере надобности должностные инструкции могут пересматриваться.

Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции:

Внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования;

Разработку и внедрения рациональных форм документов, организацию работы с учетом ведомственной специфики;

Контроль за соблюдением стандартов на документы;

Экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям;

Регистрацию документов и учетно-справочную работу;

Контроль за исполнением документов;

Формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования;

Машинописное изготовление, копирование и размножение документов;

Организационное и методичное руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

В настоящее время перед службами ДОУ стоит задача более тесной увязки работы с АСУ (автоматизированной системой управления) на основе унифицированных систем документации и процессов управленческой деятельности, рационального документооборота. В условиях научно-технической реконструкции, обусловленной рыночными изменениями, в хозяйстве республики произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией коммерческой деятельности предприятий, ростом числа учреждений, организаций и предприятий, увеличением номенклатуры производимых товаров и усложнением процесса их перемещения, расширением экономических связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств вычислительной техники, эффективность их использования находятся в прямой зависимость от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены.

Служба документационного обеспечения управления. Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) Организационная служба доу

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ)

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Подобные документы

Функции службы ДОУ

Права и ответственность службы ДОУ